언제나 어디서나 사무실처럼

업무의 시작은 늘 WEHAGO 로그인이다. 회사로 출근하지 않고 거래처 사무실 근처 카페에서 노트북을 켠다. 거래처와 미팅까지 남은 1시간 동안 업무를 처리하기 위해서다.

메일을 열었다. 팀장이 보낸 메일이 있다. “전략 기획안 수정했습니다. 파일명은 '길동물산_납품단가인하전략_최종'입니다. WE드라이브에 올려두었어요.” WE드라이브에 올려 두면 공유 폴더를 통해 프로젝트 관련 인원이 해당 문서를 자유롭게 꺼내 볼 수 있어 편하다. 웹오피스에 접속해 거래처와 협의할 프레젠테이션 문서에 디자인 시안을 삽입했다.

슬슬 미팅 시간이 다가온다. 카페 밖으로 나가려는데 팀장이 WE톡(메신저)을 보냈다. 회사 업무에 관한 메신저는 카톡 대신 WE톡을 사용한다. 공과 사가 좀 더 명확하게 구분돼 좋다.

'신사동 미팅 끝나고 대영 스튜디오 가서 미팅 한 건 더 하고 들어오세요.' 하여간 노는 꼴을 못 본다. 일정관리에
기록된 나의 일정과 동선을 보고 연락한 것이다.

거래처 전화번호를 저장해 두지 않았지만 상관없다. WEHAGO 거래처/연락처를 통해 공유할 수 있다. 회사 게시판을 보니 총무팀 박 과장이 모친상을 당했다. 퇴근 후 들러야겠다.

부산 영업본부와의 미팅이다. 새로 구축한 디지털 비대면 판매 시스템의 마케팅 방안을 협의하는 회의다. 베트남 지사에서도 참여한다. 예전 같았으면 우리 팀이 내려가든지, 부산에서 5~6명이 올라와야 하는 회의다. 베트남 지사의 참여는 꿈도 꾸지 못했을 것이다.

하지만 지금은 화상회의 덕분에 시간과 노력을 아낄 수 있다. 기술의 발전은 정말 빠르다. 4년 전 1억원 가까운 비용을 들여 구축한 화상회의 시스템 대신 WEHAGO의 화상회의로 미팅을 준비한다. 예전엔 화상회의 하려면 전산팀 직원이 30분 정도 시스템을 점검했지만 지금은 태블릿이나 휴대전화로 훨씬 더 쉽게 화상회의를 진행할 수 있다. WEHAGO 의 조직도에 들어가 부산 영업본부의 회의 참석자 이름과 직책을 한번 살펴보고 회의를 시작했다.

처음엔 화상회의가 어색했지만 몇 번 하다 보니 모여서 회의하는 것과 유사한 효과를 본다. 오늘도 시스템 개발자의 설명을 함께 들으며 충분히 협의했다. 가끔은 미팅을 마치고 바닷가에서 짚불 곰장어에 소주 한잔하던 예전이 그립다.

오후엔 거래처 외부 미팅이 있다. 사무실을 나서는데 신입사원이 다급하게 부른다. "팀장님 기안 올린 거 오늘까지 결재해 주셔야 해요." "오케이." 차 타고 가면서 해야겠다. 김 과장은 며칠 전 지시한 일을 어디까지 했는지 가는 길에
할일관리를 체크해 봐야겠다. 휴대전화로도 접속되니 편하다. 엘리베이터를 타면서도 결재하고 프로젝트 관리도 할 수 있다.

'디지털 트랜스포메이션은 나중에 회사가 안정되면 하겠다’며 애써 외면해 왔다. 왜 그랬나 싶다. 자동차 회사가 제작한 자동차를 사용하듯 IT 전문업체의 디지털 트랜스포메이션 솔루션을 사용하면 되는 간단한 일이었다.

이제 업무 시간에는 카톡 대신 WE톡을 사용한다. 메일도 포털 계정이 아니라 우리 회사 전용 계정을 쓸 수 있게 됐다. 직원들이 좀 더 소속감을 느끼고 업무에 집중할 수 있게 됐다.

클라우드 기반이라 아무 PC방에 들어가 PC를 켜도 사무실에 있을 때와 똑같은 업무 환경이 구축된다. 개인 컴퓨터나 저장장치가 아니라 회사의 자산인 클라우드에 모든 업무 자료가 모이고 관리돼 안심이 된다. 더존의 클라우드 시스템과 연동돼 365일 24시간 보안 관리가 이뤄져 자료를 잃어버릴 염려도 없다. 사용자별 권한 관리로 기업 정보 자산이 유출될 걱정도 없다. 업무 인수 인계도 로그인 권한만 바꾸면 간단히 할 수 있다.

메일로 받은 파일을 저장하지 않아도 WE드라이브에 올리고 공유할 수 있어 실제 업무 시간도 크게 줄일 수 있다. 나 역시 전자결재 · 일정관리 · 할일관리를 통해 업무 현황을 파악한다. 어떤 결재가 어떻게 진행되고 있는지 한눈에
볼 수 있어 편하다.

코로나19 같은 일이 다시 터져도 조금 더 유연하고 능동적으로 대처할 수 있다는 게 무엇보다 다행이다. 우리 회사 직원은 30명. 6월 30일까지는 무료로 사용하고 있지만 유료로 전환해도 1인당 3만원 정도의 비용만 지불하면 계속 사용할 수 있다. 전산팀이 없어도 회식 한 번 하는 비용으로 디지털 혁신을 할 수 있다.

세무 회계 사무소 건물에서 확진자가 나왔다. 건물이 셧다운됐다. 다행히 우리 세무 회계 사무소의 업무는 정상적으로 돌아간다. 클라우드 기반의 WEHAGO T를 도입했기 때문이다. 우리 세무 회계 사무소에 일을 맡기는 업체들은 WEHAGO T엣지에 가입했다. 위하고T를 쓴 이후 업무는 크게 달라졌다. 그전까지 부가가치세·법인세·종합소득세를 신고할 때마다 소나기처럼 쏟아지던 영수증과 매출· 매입 전표를 처리하느라 눈코 뜰 새가 없었다. 지금은 고객사 자료를 받을 때 많은 시간을 할애하지 않아도 된다. 인공지능 빅데이터 기반으로 거래자료 스크래핑부터 전표처리까지 원스톱 자동처리할 수 있기 때문이다.

수임처별 업무 체크리스트를 활용하면 전체 업무 현황을 한눈에 볼 수 있어 좋다. 얼마 전 동료가 출산휴가로 6개월 동안 쉬게 됐는데, 영수증 처리 업무가 크게 줄어들어 한숨 덜었다.

수임처에서도 좋아한다. 예전에는 일일이 영수증을 모아서 보냈지만 지금은 영수증 사진을 휴대전화로 찍어 올려도 업무를 처리할 수 있다. 인터넷팩스 서비스를 통해 팩스가 없어도 각종 문서를 쉽게 보내고, 받아볼 수 있다. 또 WEHAGO T 엣지를 통해 매출과 매입이 자동으로 관리되고 기록된다고 좋아한다.

그 전에는 기장 업무가 끝나야 부가가치세·법인세·종합소득세 규모를 파악할 수 있었지만, 지금은 수임처 고객이
실시간으로 세금을 얼마나 내야 할지 예측하고 대응할 수 있게 됐다. 세무사도 세금이 확정되기 전부터 미리미리 세무 대응에 대한 전략을 짜고 알려주고 있다.

내가 맡고있는 수임처는 70개다. 지난해보다 20곳 더 맡게 됐다. 이곳에 단체 문자를 보내면 오늘 업무는 끝이다. WEHAGO에서 거래처를 확인하고 문자서비스로 단체 문자를 보내면 된다. 이 모든 일을 집에서 재택근무로 해냈다. 위하고T가 없었다면 재택근무를 하지 않았을 것이다.

손님을 위해 맛있게 음식을 만드는 건 자신있다. 그러나 숫자는 보기만 해도 머리가 아프다. 그렇다고 담당 직원을 따로 고용할 규모는 아니다. 그러나 세무 회계 사무소의 추천으로 WEHAGO T 엣지를 사용한 뒤 업무가 훨씬 편해졌다. 신용카드와 은행 정보 등을 한 번만 입력한 뒤로는 매일 자동 정리된 매출·매입 현황을 확인할 수 있다. 이뿐만이 아니다

종이 영수증 증빙도 사진만 찍어서 보내면 끝이다. WE톡·메일·인터넷팩스·문자서비스 기능을 통해 세무 회계 사무소와 만나지 않고도 충분히 의사소통하고 정보를 주고받을 수 있다.

급여와 인사관리 업무도 편리해졌다. WEHAGO T 엣지에 기본 자료만 등록하면 급여 관리와 4대 보험처리를 손쉽게 진행할 수 있다. 매출 채권 회수를 지원해주는 기능도 반갑다. 어디서 문제가 생겼는지 쉽게 파악할 수 있고, 때가 되면 알람으로 알려주고 독촉장도 발송할 수 있다.

지방세 등 각종 세금 안내를 받고 납부까지 할 수 있고, 각종 서류를 모아둘 수 있는 문서 저장 공간도 제공한다. 내 PC가 아니라 데이터 센터에 클라우드 방식으로 저장돼 보안도 철저하고 데이터가 손실될 걱정도 없다.

한 달에 3600원이면 이 모든 기능을 사용할 수 있다. 매출 매입 정보만 알려주는 프로그램보다 훨씬 더 저렴하다.