전수민 씨는 모 외국계 회사에서 브랜드 마케터로 일하고 있다. 수민 씨의 일과는 ‘리서치’로 시작해 ‘보고’로 끝이 난다. 4년 차라 웬만한 일은 해낼 수 있다는 자신감은 있다. 그러나 업무의 흐름이 툭툭 끊기는 게 복병이다.
파워포인트로 리서치 결과를 정리해 아웃룩으로 메일을 보내기도 하고, 여러 개의 메신저를 번갈아 사용해요. 가끔은 모바일로 해야 하는 업무도 있어요. 어떨 땐 무슨 프로그램을 써야 하는지도 헷갈릴 때가 있네요.
우리는 수민 씨가 ‘일하는 방식’에 주목했다. 수민 씨가 조금 더 편하게, 효율적으로 일할 수 없을까?
challenge 직장인 멀티태스킹 챌린지
그래서 우리는 수민 씨에게 멀티태스킹 비교 실험을 제안했다. 평소처럼 여러 가지 툴을 사용할 때와, 단 하나의 툴을 쓸 때 업무 처리에 드는 시간을 비교하기로 했다. 미션 순서는 상관없다. 제한 시간 30분 이내에 주어진 툴로 업무를 마무리하면 미션 클리어. 쏟아지는 전화와 카톡, 컴퓨터 강제 재부팅 등 미션 도중 방해요소도 동일하게 배치했다.
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MISSION 1
신제품 론칭 계획
시장 조사를 하라! -
MISSION 2
재고 이슈를 해결하라!
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MISSION 3
휴가를 신청하라!
아까웠어요
자신만만했던 수민 씨. 그러나 평소 업무 방식으로 수행한 미션에서 보란 듯이 실패했다. 첫 미션인 ‘보고서 작성 후 보고하기’에선 파워포인트로 리서치 보고서를 작성한 후 e메일로 결과를 보고했다. 두 번째, ‘재고 이슈를 해결하라’ 미션에선 엑셀을 활용해 재고표와 수치를 정리하고 팀즈로 보고했다. 마지막 ‘휴가를 쓰자’ 미션에서 연차휴가 신청서를 작성하던 중 제한 시간인 30분을 넘겼다. 수민 씨는 평소 하던 방식으로 수행한 미션에서 MS 파워포인트, 구글 메일, MS 엑셀, MS 팀즈, 한컴오피스 한글 등 총 5가지 업무 도구를 사용했다.
수민씨는 아마란스 10의 문서도구인 ‘원피스(ONEFFICE)’로 보고서를 작성하고, 링크를 공유해 모든 팀원이 실시간으로 문서를 볼 수 있게 했다. 이날 처음 사용한 툴이었지만, 간단한 수식 필드를 활용해 표를 만들어 재고를 빠르게 파악했다. 문서 내에 댓글 기능도 있어 피드백도 신속했다. 휴가 작성도 어렵지 않았다. 포털 메인화면과 비슷한 검색기능으로 업무 프로세스를 줄이고 간단한 데이터 입력만으로 결재까지 원스톱으로 진행할 수 있었기 때문이다.
아! 이 프로그램,
우리 회사에서도 썼으면 좋겠어요!
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MISSION 1
신제품 론칭 계획
시장 조사를 하라! -
MISSION 2
재고 이슈를 해결하라!
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MISSION 3
휴가를 신청하라!
| 여러가지 툴 사용 |
아마란스 10만 사용 |
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|---|---|---|
| MISSION 1 | success | success |
| MISSION 2 | success | success |
| MISSION 3 | fail | success |
아마란스 10을 사용했을 때, 세 개의 미션을 모두 완료하고 5분의 휴식 시간도 가질 만큼 여유로웠다.
흔한 직장인들의 고민
우리 사회엔 멀티태스킹에 능할수록 일을 잘한다는 인식이 만연하다. 실험에 참여한 수민씨도 멀티태스커가 되고 싶다. 수민씨는 한 번에 최소 5개의 툴을 사용한다. “가끔은 어떤 툴을 사용해야 하나 혼란이 올 때도 있어요. 한 번에 여러 업무를 해내는 게 버거울 때도 있네요.” 각종 툴에 익숙치 않은 세대는 늘어난 재택 근무로 예상치 못한 벽에 부딪히게 됐다. 클라우드 기반 문서를 작성·편집·공유하거나, 화상회의 프로그램을 원만히 사용하지 못하는 경우가 적지 않다.
멀티태스킹을 잘할 수 없는 구조
그래서 중요해진 업무 도구의 역할
2.5%
97.5%
[University of Utah study]
미국 MIT 뇌신경학자 얼 밀러는 “사실 뇌는 멀티태스킹을 잘할 수 없는 구조”라고 지적한다. 한 가지 일에서 다른 일로 전환하는 ‘태스크 체인징’을 멀티태스킹으로 착각한다는 것. 2010년 미국 유타대학교 연구진이 참가자 200명을 대상으로 진행한 연구에서 97.5%는 운전 중 전화 등의 미션 수행 시 주행 능력이 저하됐다. 하지만 좋은 업무 도구가 있으면 멀티태스킹은 어렵지 않다. 여러 툴을 한 번에 돌리며 당신의 집중력을 탓할 필요가 없다. 멀티태스킹은 이제 단 하나의 솔루션에 맡기자.
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